Работа с документами ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Челябинской области» выполнялась вручную, на бумажных носителях. Из-за устаревших методов ведения документооборота учет документации был затруднен, возникал риск ошибок, связанных с человеческим фактором, потери бумажных документов. Много времени отнимала регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Отсутствовали возможности контроля за исполнением поручений и распоряжений, отслеживания этапов согласования документов.
Учреждение нуждалось в современной и надежной электронной системе документооборота. Для решения поставленных задач руководство организации пригласило экспертов компании «Первый БИТ». В качестве основы для автоматизации было выбрано программное решение «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Выбор был обусловлен широкими функциональными возможностями продукта, которые полностью закрывали потребности учреждения, а также невысокими затратами на лицензирование, внедрение и поддержку.
Новое программное обеспечение позволило полностью автоматизировать работу с документацией организации. Информационная база продукта дает возможность хранить документы в структуре папок с возможностью настройки прав доступа для сотрудников.
Существенно ускорена регистрация входящей и исходящей почты благодаря автоматической генерации регистрационных номеров по заданным правилам.
Для специалистов учреждения было проведено обучение работе с новым программным обеспечением.
Результаты проекта